日報をデジタル化する4つの方法と費用｜Excel・無料フォーム・日報アプリ・オーダーメイド、小さな会社はどれを選ぶ？

2026年11月6日 ／ 日報

「紙の日報をやめたい。でも、何から手をつければいいのかわからない」

「日報アプリの広告はよく見るけれど、うちの規模で月額を払う意味があるのか」

日報をデジタル化する方法は、大きく分けて4つあります。Excel・無料のフォーム・月額制の日報アプリ・オーダーメイドです。

先に結論を書いておきます。社員が数人〜20人ほどの会社なら、まずはお金をかけない方法から始めて十分です。 お金をかけるべきなのは、無料の方法で「ここが回らない」とはっきりしてからです。

この記事では、4つの方法を3年間の費用と向き不向きで比べます。私たち（ちいさなおくりもの）はオーダーメイドの道具を作っていますが、オーダーメイドを選ばなくていい場合も正直に書きます。

4つの方法を、ひと目で比べる

社員10人の会社で、日報を3年間使う場合のおおよその比較です。

どれが向いているかは、このあと1つずつ説明します。

※ 2026年11月時点で各社が公開している料金をもとにした目安です。月額制の汎用ツールには、最低10人分からの契約が必要なものもあります（例：kintoneのライトコースは1人月1,000円・10人から＝月1万円から）。実際の金額は、必ず各社の公式ページで確認してください。

表を見ればわかるとおり、3年間の費用だけで比べると、オーダーメイドはいちばん高くなることが多いです。それでも選ぶ会社がある理由は、後半で説明します。

① Excel：まずはここから。費用0円

いちばんの近道は、今のExcelの日報の「形」を直すことです。

• 1日1シート・1人1ファイルをやめて、1件の作業を1行で書いていく表にする
• 月の集計は、SUMIFS関数かピボットテーブルで自動にする

これだけで、月末の打ち直しと足し算はほとんどなくなります。具体的な表の作り方と関数の書き方は、紙の日報を、月末にExcelへ打ち直す仕事をなくすにまとめています。今お使いの日報を貼るだけで月の集計が出る、無料の道具も置いています。

向かないのは、 現場の人がパソコンに触れない場合です。結局、紙に書いたものを誰かが打ち直すことになります。

② 無料のフォーム＋表計算：現場のスマホから入れたいなら

無料のフォームサービスで、日報の入力画面を作る方法です。現場の人はスマホで項目を選んで送るだけで、送られた内容は表計算のシートに1行ずつたまっていきます。①の「1行1件の表」が、勝手にできあがっていくイメージです。

• 良いところ： 費用0円。スマホで入力できる。入力した瞬間に表に入る
• 気をつけたいところ：
  • 会社のデータを、社員の個人アカウントに置かないこと。辞めた人のアカウントに日報が残る、という事故がよく起きます
  • 入力画面は、項目が増えるほど使われなくなります。選ぶだけ・数字を入れるだけの項目に絞るのがコツです
  • 「入れたあと」の集計やグラフは、結局、自分で作る必要があります

③ 月額制の日報アプリ：一般的な日報で困らないなら、いちばん手堅い

日報専用のアプリや、業務アプリを作れるサービスに、毎月お金を払って使う方法です。

• 良いところ： すぐ使える。スマホ対応、写真添付、上司のコメント、通知などがそろっている。困ったら提供会社に聞ける
• 費用： 日報専用のアプリは、人数が少なければ月1,000円未満のものもあります。業務アプリを自由に作れるタイプは、1人あたり月1,000円前後で、最低人数が決まっていることがあります
• 気をつけたいところ：
  • アプリの形に、会社のやり方を合わせることになります。「うちの日報の欄がない」「見たい集計表が出せない」という不満は、ここから生まれます
  • 人数に比例して毎月の費用が続きます。やめると、データの持ち出しに手間がかかることがあります
  • 機能が多すぎて、現場が使い切れないことがあります

一般的な「今日やったこと・明日やること・所感」の日報なら、このやり方がいちばん手堅いと私たちも思います。

④ オーダーメイド：高くても選ぶ会社がある理由

御社の日報の書式・言葉・見たい数字に合わせて、専用の道具を作る方法です。

• 費用： 一般的な開発会社に頼むと、小さな業務システムでも数十万〜数百万円になることが多いです。ちいさなおくりものの場合は、今あるExcelやCSVを読み込んで集計・帳票を作る形で158,000円から、入力から集計までの仕組み一式で238,000円からが目安です。別に毎月の保守がかかります（月4,000円・8,000円から。不具合の対応と小さな修正を含みます）。消費税はかかりません
• 良いところ：
  • 今の書式のまま入力できる。現場が新しいやり方を覚えなくていい
  • 見たい数字が最初から出る。 「停止の理由ごとの時間」「品番ごとの不良数」など、会社によって違う集計表を、そのまま毎月作れます
  • 人数が増えても、1人あたりの費用は増えない
• 気をつけたいところ：
  • 最初の費用がかかります。3年間で比べると、③の日報アプリより高くなることが多いです
  • 作る側が小さいと、その人がいなくなったときに困ります。データが手元に残る作り方か、ふつうのExcelやCSVで取り出せるかは、頼む前に必ず確認してください（ちいさなおくりものの道具は、データを御社のパソコンやファイルに残す作りにしています）

どれを選ぶか：3つの質問で決める

迷ったら、次の順番で考えてみてください。

質問1：今の日報を「1行1件」の表にして、関数で集計したことはありますか？ → まだなら、まずは①から。費用はかかりません。

質問2：一般的な日報アプリの画面で、御社の日報は書けますか？ → 書けるなら③。無料のお試しがあるものが多いので、現場の人に1週間使ってもらうのが確実です。

質問3：それでも「うちの書式でないと現場が続かない」「この集計表が毎月ほしい」が残りますか？ → 残るなら、④を考える時期です。

お金をかけるのは、無料のやり方で「何が足りないか」がはっきりしてからで遅くありません。むしろ、その「足りないもの」がはっきりしているほど、オーダーメイドは安く、ちょうどよく作れます。

まとめ

• 日報のデジタル化には、Excel・無料フォーム・日報アプリ・オーダーメイドの4つの方法がある
• 社員が数人〜20人ほどなら、まずは費用0円の①か②から始めて十分
• 一般的な日報で困らないなら、③の日報アプリがいちばん手堅い
• オーダーメイドは3年間の費用では高くなりやすい。選ぶ理由は安さではなく、「御社の書式と見たい数字のまま、現場が続くこと」
• お金をかける前に、「無料のやり方で何が足りないか」をはっきりさせておく

まずは、今お使いの日報を日報まとめに貼ってみてください。月の合計と、書き方のゆれがすぐにわかります。そこで「この数字も見たい」と思ったものが、御社にとって本当に必要な機能です。